BAGANSIAPIAPI - Aplikasi Smart Office merupakan sebuah aplikasi yang berfungsi sebagai salah satu pendukung sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).

Aplikasi Smart Office yang kini dikembangkan oleh Diskominfo Rohil menjadi salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran dilingkup pemerintahan dalam memudahkan pelayanan keluar masuk surat menyurat secara praktis dan efisien.

Plt. Kepala Diskominfotiks Rokan Hilir Hermanto, S.Sos mengatakan untuk rencana diterapkannya aplikasi smart office ini, semoga dapat mempermudah dengan cepat untuk akses pelayanan dalam surat menyurat dan juga mengharapkan agar mendapat dukungan dari berbagai pihak terutama dari daerah Rokan Hilir, yang bertujuan dalam mengembangkan SPBE kedepannya.

Sementara itu, Kabid Infrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi Indra Gunawan, SE juga menyampaikan bahwa dengan hadirnya aplikasi Smart Office ini diharapkan akan mempercepat disposisi persuratan dan kinerja aparatur pemerintahan kabupaten Rokan Hilir, sehingga pemerintah dapat dimudahkan dalam pelayanan tersebut. Selain itu, Ia juga mangatakan “saat ini aplikasi Smart Office sedang kita lakukan uji coba dalam lingkup internal Diskominfotik Rokan Hilir dan jika aplikasi tersebut sudah berhasil melalui uji coba, maka akan akan langsung kita terapkan kepada dinas lainnya yang terkhusus berada di kabupaten Rokan Hilir serta organisasi perangkat daerah pada umumnya” tuturnya.

Diketahui bahwa banyak sekali manfaat yang didapat dari aplikasi Smart Office, diantaranya:

1. Memudahkan instansi pemerintah dalam mengirim/menerima surat secara online

2. Memudahkan instansi pemerintah dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan

3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar

4. Memudahkan instansi pemerintah dalam mendisposisi surat masuk secara mobile

5. Memudahkan instansi pemerintah dalam mencari surat atau dokumen saat diluar kantor

6. Mempermudah pengambilan kebijakan

7. Memudahkan instansi pemerintah dalam melakukan evaluasi dan monitoring

8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan

9. Megefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat 10. Mempermudahkan instansi pemerintah dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smart Office

11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi.

12. Menjamin keamanan terjadinya manipulasi data.

13. Mempermudah sistem informasi untuk membantu pencatatan dan pelaporan hasil perjalanan dinas oleh instansi pemerintah (E-SPPD).

Dengan melihat manfaat dari aplikasi smart office diatas, jelas membuat para penggunanya akan sangat dimudahkan dalam hal surat menyurat. Dari informasi yang didapat, saat ini juga Diskominfotik Rokan Hilir berencana menambahkan inovasi dengan menghadirkan fitur tanda tangan berbasis elektronik sebagai pelengkap pada aplikasi tersebut.